Рефераты, курсовые. Учебные работы для всех учащихся.

Рекламные службы как объект автоматизации

Процесс автоматизации представляет собой совокупность методических, языковых, технических и программных средств, позволяющих организовать работу конечных пользователей в некоторой предметной области.

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда. Такие задачи составляют достаточно большую часть работы, которую многие люди считают творческой или оригинальной.

Компьютерная техника позволяет ускорить почти любой творческий процесс.

Результатом освоения людьми компьютерной техники и новых информационных технологий обычно является развитие творчества, поскольку значительно облегчается перебор различных вариантов. К учреждениям, основным видом продукции которых является информация, можно отнести финансово-бухгалтерские подразделения, издательства, рекламные агентства и т.п.

Разработка систем автоматизации для данных типов предприятий и учреждений становится актуальной задачей на современном этапе развития индустрии. В деятельности организаций и структур, работающих в сфере рекламных услуг, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для рекламных служб внутрифирменная система информации носит производственный характер и при правильном подходе обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Объектом исследования курсовой работы являются подразделения рекламных служб (отделы рекламы в небольших фирмах, и крупные рекламные агентства). Предмет исследования – автоматизация рекламных служб. Цель курсовой работы – исследовать документальный поток по проблеме автоматизации рекламных служб.

Исходя из данной цели в курсовой работе ставятся следующие задачи: - Рассмотреть деятельность рекламных служб. - Раскрыть характер и особенности информационного потока на данных предприятиях. - Рассмотреть требования, предъявляемые к информации в рекламных службах и сформулировать критерии выбора системы автоматизации деятельности данных служб. - Дать сравнительную характеристику распространенных на рынке программного обеспечения АИС рекламных подразделений.

Курсовая работа включает в себя введение, две главы, заключение и список используемой литературы, включающий 50 источников. В первой главе рассматриваются понятие рекламной службы и понятие информационного потока на данных предприятиях . Дается содержательное обоснование основных требований к организации информационного обеспечения рекламы, рассматриваются подходы к автоматизации информационной системы рекламных служб.

Вторая глава содержит постановку задачи построения системы автоматизации информации в рекламном подразделении, в связи с чем дается определение и классификация систем автоматизации.

Вводятся требования, предъявляемые к АИС рекламных служб.

Дается сравнительная характеристика уже существующих систем автоматизации рекламных служб. Глава 1. Информационное обеспечение рекламных служб 1.1. Деятельность рекламных служб За последнее время реклама прочно обосновалась в нашей жизни. Эта сфера маркетинга активно развивается в нашей стране.

Открываются различные учреждения, обучающие искусству рекламы. Точно так же растет и число фирм, специализирующихся в сфере посреднических рекламных услуг, - рекламных агентств.

Реклама (от фран. 'выкрикиваю'), как информация о потребительских свойствах товаров и видов услуг с целью создания спроса на них – это важнейшая составная часть комплекса маркетинговых [1] мероприятий, своеобразный информационный выход на потребителя (11). Реклама – это естественный инструмент экономики и важный регулятор рыночной системы.

Организация комплекса эффективных рекламных мероприятий – сложная задача, для реализации которой требуется слаженная работа квалифицированных специалистов торгово-сбытовых, маркетинговых или специальных рекламных подразделений предприятий (отделов рекламы) или отдельных самостоятельных служб, к которым обращаются предприятия.

Рекламное агентство представляет собой независимую фирму, специализирующуюся на выполнении рекламных функций: проведении рекламных исследований, разработке планов рекламной деятельности, разработке и проведении рекламных кампаний, в т. ч. подготовке рекламных обращений, производстве рекламоносителей, размещении рекламных обращений и т. п.

Рекламное агентство делает все это от имени своих клиентов-рекламодателей и за их счет. Оно имеет перед рекламодателями финансовые, юридические и морально-этические обязательства.

Крупнейшие мировые рекламные агентства уже давно превратились в гигантские транснациональные корпорации со сложной организационной структурой. Но и они не могут без ущерба для эффективности своего бизнеса обойтись без помощи рекламных агентств. Это вызвано следующими причинами: 1. Рекламное агентство ежедневно сталкивается с широким спектром маркетинговых ситуаций, что позволяет ему приобрести более глубокое понимание интересов аудитории, навыки и компетентность. В свою очередь, это определяет более высокое качество рекламы и соответствующий уровень ее эффективности. 2. Агентство является независимой организацией, что позволяет взглянуть на проблемы рекламодателя «со стороны», т. е. более объективно. Таким образом, снижается отрицательное воздействие таких субъективных факторов, как излишняя зависимость рекламы от вкусов отдельных руководителей, неверные установки относительно ожидаемой ответной реакции потребителей и т. п. 3. Рекламное агентство, как правило, имеет налаженные взаимоотношения со средствами массовой информации, стабильно и заблаговременно закупая у них время и место для размещения рекламы.

Сотрудничество с рекламным агентством позволяет рекламодателю оперативно решать свои проблемы, помогает ему сэкономить средства и время. 4. Обращение к рекламным агентствам (особенно к тем из них, которые обеспечивают полный комплекс рекламных услуг) позволяет обеспечить системный подход в рекламе, что значительно повышает ее эффективность.

Наиболее весомы, как отмечают Кушнарева Е. и Маркова Е. (5), у отечественных рекламодателей такие показатели, как возможность оказания услуг полного цикла (наличие собственной полиграфической и производственной базы, компетентных специалистов по выполнению маркетинговых исследований и т. п.), творческие возможности агентства.

Существует условное деление рекламных агентств на агентства с полным циклом услуг и агентства, предлагающие специализированные услуги. К первой группе относятся рекламные агентства, осуществляющие исследования, планирование, творческую деятельность, производство рекламной продукции, а также услуги нерекламного характера (например, разработка и обеспечение проведения мероприятий паблик рилейшнз, разработка упаковки). В последние годы в рекламной практике имеется тенденция к большей специализации агентств. В результате, возникают агентства, занимающиеся размещением рекламы в газетах или определенных телеканалах.

Некоторые агентства специализируются на конкретном виде рекламной продукции (например, реклама на фасадах высотных домов, рекламные щиты). Крупные рекламные агентства, выполняющие широкий перечень рекламных услуг, ощущают необходимость объединить различных специалистов в отделы.

Обычно деятельность отдела ориентирована на выполнение определенной функции. На рис. 1 приведена типичная организационная схема достаточно большого по величине рекламного агентства с полным циклом услуг.

телестудия
SHAPE * MERGEFORMAT
Президент (директор) рекламного агентства
Руководитель творческого отдела
Руководитель отдела использования заказов
Руководитель производственного отдела
Руководитель отдела маркетинга
Финансово-хозяйственный отдел
Редакционно-художественный совет
Руководители рабочих групп клиентов
Отдел кадров
Финансовая служба
Вспомогательные службы
Текстовики (копирайтеры)
Художественные редакторы
Сектор оформления макетов
Сектор маркетинговых исследований
Сектор планирования
Сектор по связям со средствами распространения рекламы
Сектор паблик-рилейшнз
Сектор печатной продукции
Сектор кино-, видеопродукции
Типографский (полиграфический) участок
Рис. 1. Организационная схема рекламного агентства с полным циклом услуг (12) Коротко рассмотрим основные элементы схемы и функции конкретных отделов. Можно выделить пять основных функциональных подразделений: 1) творческий отдел; 2) отдел исполнения заказов; 3) производственный отдел; 4) отдел маркетинга; 5) финансово-хозяйственный отдел. Как правило, представители первых четырех названных выше отделов включаются в состав рабочих групп клиентов для выполнения конкретного заказа. После постановки задачи перед рабочей группой, ее сотрудники в тесном взаимодействии между собой и отделами, которые они представляют, разрабатывают концепцию рекламного обращения (планы рекламной кампании и т. п.). Концепция утверждается, с одной стороны, клиентом; с другой - представителями высшего руководства агентства (иногда - создаваемым в агентстве экспертным советом). После этого начинается процесс окончательной разработки обращений и производства рекламоносителей.

Творческий отдел объединяет текстовиков, художников, специалистов-графиков, режиссеров, редакторов и других творческих работников. Они осуществляют генерирование идей рекламного обращения, находят верные средства их реализации. В связи с тем, что очень велика роль психологического фактора в обращении, с учетом определенной близости рекламы к искусству, роль этого отдела чрезвычайно высока (19). Отдел исполнения заказов, помимо его начальника, включает руководителей рабочих групп.

Руководитель рабочей группы, именуемый иногда ответственным исполнителем проекта, или контактором, является центральной фигурой во всем процессе выполнения заказа. Он представляет интересы заказчика в своем агентстве и, наоборот, — агентство представлено в лице контактора во взаимоотношениях с заказчиком.

Руководитель рабочей группы координирует всю работу внутри агентства по выполнению заказа от начала до его реализации.

Производственный отдел занимается изготовлением рекламных носителей и в некоторых случаях объединяет такие производственные подразделения, как типография, мастерские по производству рекламных щитов и т. п.

Сотрудники отдела маркетинга осуществляют маркетинговые исследования; производят анализ рынков рекламируемых товаров и рынка рекламных услуг; организуют сбор информации о фирме-клиенте и ее товарах; контролируют эффективность рекламных кампаний.

Помимо осуществления своих специфических рекламных функций, рекламное агентство должно эффективно вести свою финансово-хозяйственную деятельность, обеспечить ее эффективное управление, а также иметь соответствующие вспомогательные службы.

Решением этих задач занят финансово-хозяйственный отдел агентства. Итак, при правильной организации реклама способствует быстрой бесперебойной реализации производимой продукции. При этом ускоряется возврат оборотных денежных средств предприятий, устанавливаются деловые контакты производителей с покупателями и потребителями продукции, спрос возрастает и превышает предложение, что, в свою очередь, является объективной основой расширения производства и повышения эффективности хозяйственной деятельности. Таким образом, современный подход к организации рекламной деятельности немыслим без правильной организации информационного потока в данных подразделениях. 1.2. Характер и структура информационного потока в рекламе.

Информационное обеспечение рекламы является подсистемой более крупной системы — системы маркетинговой информации фирмы-коммуникатора [2] . Фирма постоянно должна заниматься сбором маркетинговой информации для того, чтобы объективно оценивать ситуацию во внешней маркетинговой среде, производить анализ собственной деятельности, снижать маркетинговые опасности, находить наиболее выгодные целевые рынки, определять отношение к себе со стороны потребителей, изучать текущий и потенциальный спрос и т. д.

Взаимосвязь подсистемы информационного обеспечения рекламы с системой маркетинговой информации настолько велика, что во многих случаях невозможно выделить рекламную информацию из общей массы маркетинговой информации.

Основные требования к организации информационного обеспечения рекламы достаточно универсальны: 1) полнота информации; 2) объективность информации; 3) разумная достаточность для принятия эффективных управленческих решений; 4) информация должна быть систематизирована и удобна для пользования управляющими. Вся маркетинговая информация, в том числе информация по обеспечению управления рекламой, условно делится на такие виды : а) внутрифирменная текущая информация; б) внешняя текущая маркетинговая информация; в) первичная информация, получение которой требует проведения специальных исследований.

Структура информационного обеспечения в рекламном менеджменте представлена на рис. 2. Рис. 2. Структура информационного обеспечения в рекламном менеджменте (3) Для принятия управленческих решений менеджер может обращаться к различным подсистемам маркетинговой системы информации.

Основные ее составляющие заняты сбором информации: подсистема внутренней отчетности, подсистема сбора внешней вторичной информации и подсистема маркетинговых исследований.

Кратко рассмотрим эти подсистемы так, как предлагает Крикунов М.В. (12, С.351-352). Подсистема внутренней отчетности, иначе называемая иногда системой внутрифирменной текущей информации, занята сбором вторичной (уже имеющейся в наличии) информации, источником которой является сама фирма, ее подразделения и сотрудники. Сюда относятся вся бухгалтерско-финансовая отчетность; данные о показателях текущего сбыта, объемах затрат и получаемых доходов; сведения о движении денежной наличности и средств на различных счетах; показатели объемов товарных запасов; уровни цен фирмы и т. д.

Подсистема сбора внешней текущей маркетинговой информации представляет собой комплекс источников, приемов и средств получения вторичной информации о ситуации во внешней маркетинговой среде.

Основными источниками этой информации выступают клиентурные рынки, поставщики, контактные аудитории, органы государственного управления и др.

Внешняя текущая информация поступает на фирму из разговоров с покупателями; в отчетах сбытовых агентов, дилеров и дистрибьюторов; из специальных журналов, справочников, информационных бюллетеней; из статей и других материалов газет и общедоступных журналов и т. д.

Внешняя текущая информация, ее получение и систематизация могут быть результатом работы специального отдела фирмы, занимающегося только этой проблемой.

Приведем пример использования информации рассматриваемой подсистемы в управлении рекламой (12): после анализа отчетов торговых посредников, изучения материалов прессы и данных о характере рекламы по местным телевизионным каналам управляющий по маркетингу фирмы А сделал вывод, что их ближайший конкурент фирма В активизировала рекламную поддержку своего товара V, являющегося конкурентом-маркой товара 2, выпускаемого фирмой А. Результаты анализа данной информации стали основанием для принятия решения об интенсификации рекламы по товару 2. Для этого решено: 1) значительно увеличить рекламный бюджет по товару 2; 2) внести изменения в график рекламных публикаций в газетах и журналах; 3) активизировать мероприятия по стимулированию сбыта; 4) предпринять иные меры, адекватные действиям конкурента. Таким образом, информационное обеспечение рекламы является подсистемой (элементом) более крупной системы — системы маркетинговой информации (СМИ) фирмы-коммуникатора. Для принятия управленческих решений различного уровня менеджер может обращаться к конкретным подсистемам маркетинговой системы информации: подсистеме внутренней отчетности, подсистеме сбора внешней вторичной информации, подсистеме маркетинговых исследований и подсистеме маркетингового анализа.

Маркетинговые исследования представляют собой систематизированный сбор, анализ и представление определенного круга данных, полученных посредством специально проводимых для этого процедур и необходимых для принятия соответствующих управленческих решений.

Рекламные исследования являются разновидностью маркетинговых исследований. Они имеют общую методологическую основу с исследованиями в других функциональных сферах маркетинга.

Основными направлениями рекламных исследований являются: определение характеристик потребителей; анализ товара; изучение рынка; анализ медиаканалов; контроль эффективности решений в сфере рекламы (6). Основными методами получения первичной информации являются: наблюдение, опрос и эксперимент.

Особенность рекламной деятельности в том, что она связана с необходимостью принятия решений в условиях неполной информации.

Неопределенность приводит к тому, что последствия этих решений для рекламодателя априорно оценить затруднительно.

Поэтому планирование, осуществление и контроль рекламной кампании следует выполнять исходя из требования минимизации или ограничения возможных неудач и потерь. Так как обычно затраты на рекламу весьма значительны, то использование на практике метода проб и ошибок чревато существенными финансовыми потерями рекламодателя.

Основой управления риском и выработки рациональных, а в отдельных ситуациях – и оптимальных решений, служит предварительное моделирование рекламной кампании с оценкой необходимых показателей. Такой подход, как отмечают авторы брошюры 'Информация и риск в маркетинге' (2), гарантирует ограничение риска рекламодателя.

Однако для его реализации необходимо иметь соответствующие методические разработки, а также программные средства, их реализующие, которые составляют основу данного бизнес-решения. 1.3. Предпосылки автоматизации рекламных служб В современных условиях важную роль в производственном процессе рекламных служб стало играть информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных маркетинговых решений.

Передача информации и взаимный обмен информацией между всеми подразделениями любого современного предприятия, и рекламных служб в том числе, осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи. Любая организация обрабатывает информацию для выработки двух видов «продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и решений (оперативных и стратегических). Организация получает начальную (входящую) информацию в различных видах: документы, доставляющие информацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ, часто в электронной форме.

Конечная (исходящая) информация вырабатывается в таких же видах.

Производственный цикл организации может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с другой, накопление информации. По точности и достоверности к информации предъявляются определенные требования. А именно, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Основными принципами и целями внутрифирменной системы информации, как отмечает Ахаян Р. с соавторами (26), являются: 1)Определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности; 2) Выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении; 3) Определение потребностей в технических средствах (в том числе, в компьютерной технике) в компании в целом; 4) Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных; 5) Автоматизированная обработка и выдача текстовой информации.

Анализ деятельности рекламной службы позволяет, как отмечают авторы брошюры 'Информация и риск в маркетинге' (2), классифицировать задачи, ею решаемые. А именно.

Наиболее простые задачи образуют класс полностью формализованных (или хорошо структурированных) процедур, выполнение которых, кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко стандартизируются и программируются. К таким задачам относятся: учет и контроль, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т.п.

Второй (промежуточный) класс задач составляют слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или неизмеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных.

Постановки задач базируются на принятии решения в условиях неполной информации.

Третий класс задач содержит неформализуемые процедуры, базирующиеся на неструктурированной информации, которая определяется высокой степенью неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т.п.

Основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека и различные атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция и т.п.). Таким образом, у рекламной фирмы (или подразделения) имеются производственные задачи и исполнители этих задач.

Остается определить требуемые фирме технологические процессы автоматизации. Из всего вышеизложенного видно, что особенности информационного обеспечения рекламной деятельности требуют специфического подхода к автоматизации таких предприятий. Глава 2. Выбор и внедрение систем автоматизации в производственный процесс рекламных служб 2.1. Определение и классификация систем автоматизации Функционирование систем автоматизации связано с накоплением и обработкой информации; под информацией понимается совокупность знаний о фактических данных и зависимостях между ними.

Информация, вводимая в систему автоматизации, а также выдаваемая системой пользователю, представляется в виде документов.

Источником информации для систем автоматизации являются люди и документы, потребителем – люди (пользователи). Пользователей систем автоматизации можно разделить на три категории (38): администраторы системы, отвечающие за ее эксплуатацию, прикладные программисты, разрабатывающие прикладные программы для решения различных задач, и конечные пользователи, составляющие наиболее многочисленную группу потребителей информации.

Конечным называется пользователь, обращающийся к системе для получения необходимых ему данных.

Естественно, что им может быть как неспециалист в области вычислительной техники, так и любой программист.

Обращение пользователей к системе автоматизации осуществляется в виде запросов.

Запрос – это формализованное сообщение, поступающее на вход системы и содержащее условие на поиск данных и указание о том, что необходимо проделать с найденными данными.

Интерпретация введенных запросов, выполнение действий, указанных в них, формирование и вывод сообщений и документов составляют основные этапы работы системы автоматизации. В целом под системой автоматизации понимается совокупность информационных массивов, технических, программных и языковых средств, предназначенных для сбора, хранения, поиска, обработки и выдачи данных по запросам пользователей (38). Многие отечественные фирмы проходят два основных этапа автоматизации деловых процессов. На первом этапе чаще всего фирма приобретает один-два компьютера, предназначая их для системы учета.

Причем каждый ПК используется и для других целей, например для подготовки различных документов.

Наконец, в жизни фирмы происходит перелом, связанный с осмыслением такой простой проблемы, как перенос информации с одного компьютера на другой (например, для создания твердой копии, поскольку обычно принтеров в офисе значительно меньше, чем компьютеров). Потребность в этом иногда возникает и при установке более современного ПО. В обоих случаях руководство неизбежно приходит к выводу о необходимости установки локальной вычислительной сети (ЛВС), объединяющей ресурсы всех компьютеров фирмы.

Существует несколько подходов к автоматизации предприятий. Можно постепенно закрывать узкие участки, приобретая готовые программные продукты для решения отдельных задач (бухгалтерского учета, планирования и т.д.). Можно разрабатывать систему силами собственных специалистов.

Наконец, уже имеется возможность заказать разработку под ключ комплексной информационной системы у фирмы-интегратора, обладающей современной технологией и солидным опытом (системный подход). При системном подходе к автоматизации предприятий на первый план выходят такие параметры системы, как надежность, масштабируемость, безопасность.

Системы автоматизации можно классифицировать по ряду признаков. В основу классификации, приведенной на Рис. 3, положены наиболее существенные признаки, характеризующие возможности и особенности современных систем автоматизации.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации (41). Важную роль в исследуемых нами рекламных службах играют способы регистрации информации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

Процесс автоматизации деятельности рекламных служб включает такие этапы как разработка технического задания, описание и проектирование бизнес-процессов, создание базы данных, кодирование пользовательского интерфейса, тестирование и отладка системы автоматизации. Для автоматизации решения задач рекламной фирмы необходимы мощная реляционная СУБД и система разработки приложений.

Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут быть использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации управления и обработки данных. 2.2. Критерии выбора системы автоматизации деятельности рекламных служб Основными критериями оценки эффективности системы автоматизации выступают деньги (затраты на автоматизацию) и время (период, в течение которого будут достигнуты конкретные результаты). Результатом должен являться максимум отдачи от автоматизации на единицу затраченных средств в течение фиксированного времени (40). Итак, основной критерий выбора информационной системы - функциональная полнота системы.

Система должна уметь выполнять все основные операции учета на предприятии, а также некоторые специфические операции, характерные для конкретного типа компании.

Исходя из этого, можно сформулировать ряд общих критериев, которыми надо руководствоваться при выборе системы. Вот эти основные критерии: 1. Система должна быть понятной.

Разработанная система должна быть понятной сотрудникам фирмы.

Функциональные возможности системы и реализация должны соответствовать основным бизнес-процессам, происходящих на предприятии. 2. Система должна быть удобной.

Разрабатываемая система может считаться удобной только тогда, когда она удобна для конкретного человека, именно его оценка должна быть решающей. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. 3. Система должна быть надежной.

Следует прежде всего правильно понимать проблему надежности системы автоматизации. В принципе любая система ненадежна - компьютер воспринимает абсолютно одинаково и миллионы долларов, и копейки.

Программа, если она хоть как-то тестирована (впрочем, известны случаи, когда на рынок выбрасывались системы, вообще неспособные отличить символьную информацию от числовой), будет защищать пользователя от грубых ошибок.

Однако это вовсе не означает, что в системе предусмотрены также интеллектуальные средства анализа и защиты информации. С позиций надежности АИС можно оценить следующим образом, как предлагает Терещенко С. (48): Во-первых, система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета. Во-вторых, в ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намеренной порчи информации. Иными словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа.

Наконец, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования.

Возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгрузка копии на дискеты или стример, специальные средства восстановления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и работали. 4. Система должна быть адекватной.

Переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях разрабатываемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. В системе должна существовать возможность настройки в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая. Как правило, в отделах рекламы компаний или самостоятельных рекламных агентствах используют несколько программ, созданных разными разработчиками на разных платформах как в DOS, так и в Windows, которые не связаны между собой (49). Как отмечает автор Харитонова И., данные приходится вводить последовательно сначала в одну, потом в другую систему, большинство отчетов формировать вручную. В общем, картина типичная для всех организаций, в которых прошла 'кусочная' автоматизация, когда автоматизировались отдельные бизнес-функции. Таким образом, отмечает автор, назрела потребность вместо разрозненных программ, выполняющих функции учета контактов, выписки счетов, размещения заявок, создать интегрированную систему, в основе которой должна лежать централизованная база данных клиентов.

Возможно реализовать поставленную задачу на базе продуктов Microsoft, обеспечив единую платформу и создав перспективу для дальнейшего развития информационной поддержки рекламной службы. 2.3. Сравнительная характеристика систем автоматизации деятельности рекламных служб Система автоматизации, как уже упоминалось, представляет собой прежде всего реляционную базу данных – хранилище данных всего рекламного подразделения (или отдельного агентства). К разработке каждой из рассматриваемых ниже систем автоматизации рекламных служб предъявлялись различные требования, но подход к разрабатываемому проекту опирался на одни и те же особенности.

Первым этапом разработки проекта было проектирование реляционной базы данных. На данном этапе составлялись бизнес-схемы процессов предприятия, анализировались аппаратное и программное обеспечение, необходимое для разработки системы, проводилось планирование разработки интерфейса пользователей (26). На этом этапе разработчики каждой из программ учитывали следующие особенности: - Соответствие аппаратных и программных средств, применяемых для работы, нуждам сотрудников предприятия. От данного соответствия во многом зависит эффективность системы управления. - Скорость отклика системы. Время ожидания пользователем при работе с системой должно быть минимальным. В ряде случаев при проектировании реляционных баз данных приходится отказаться от идеализированных моделей в пользу гибкости и скорости работы. Чаще всего ускорение работы системы связано с увеличением размера программы. - Достаточность данных.

Реляционная база данных должна содержать все необходимые пользователю данные. В случае недостатка данных пользователь будет вынужден использовать вспомогательные средства для фиксации информации. - Масштабируемость системы. При проектировании реляционной базы данных необходимо предусмотреть модификацию и наращиваемость базы данных в процессе внедрения и эксплуатации системы.

Обычно, как отмечают авторы (39), уже в период создания системы автоматизации бизнес-процессы предприятия претерпевают изменения. Таким образом, разработчики должны быть готовы к пересмотру схемы базы данных во время написания системы автоматизации.

Отсутствие механизмов масштабируемости приводит к быстрому устареванию системы. - Открытость системы.

Большинство современных систем управления представляют собой открытые системы. Это означает способность расширения системы за счет подключения модулей сторонних разработчиков и дополнительного аппаратного и программного обеспечения.

Процесс разработки системы, как отмечает к.т.н.

Харитонова И. (49), проходит 5 фаз : Анализ.

Планирование.

Реализация.

Стабилизация.

Внедрение (опытная эксплуатация). Первая фаза - Анализ - позволит сформулировать и согласовать общее понимание проблем и способов их решения между заказчиком (руководителем рекламной службы) и командой проекта.

Следующая фаза - Планирование – имеет целью создание информационной модели системы и спецификациями проекта.

Большое внимание здесь уделяется разработке структуры базы данных, достаточно гибкой, чтобы она была способна реагировать на динамические изменения в данной предметной области.

Третья и четвертая фазы - реализация и стабилизация системы. За это время необходимо создать базу данных на сервере, запрограммировать и оттестировать все специфицированные функции. На этом заканчивается процесс проектирования. Далее начинается фаза опытной эксплуатации.

Одновременно с этим возможна такая стадия проекта как перепроектирование.

Основой для этой работы могут стать как замечания и претензии пользователей системы, так и просто пересмотр неудачных решений. В итоге в каждом из описанных ниже проектов была создана база данных, которая содержит необходимую информацию о клиентах отдела рекламы - рекламодателях, об объемах проданной рекламной площади и о стоимости предоставляемых клиентам услуг. Эта база данных является основой для выполнения как оперативных функций сотрудников отдела, таких, как оформление заказов на рекламу или учет контактов с клиентами, так и создание множества отчетов оперативного и статистического характера.

Создание единого информационного пространства исключает дублирование ввода информации в различных подразделениях агентства/отдела. Как наиболее сложную часть базы данных разработчики этих программ отмечают формализованное (в виде реляционных таблиц) представление об услугах, предоставляемых агентством, т.к. список этих услуг является очень динамичным и плохо структурированным. В Таблице 1 даны отличительные особенности трех имеющихся на рынке программного обеспечения систем автоматизации.

Таблица 1 Системы автоматизации офиса рекламного подразделения

АИС Основное назначение Отличительные особенности
Media Service 1.Ведение учета постановки и размещения рекламных материалов в различных СМИ; 2. Контроль за поступающими и исходящими денежными потоками. 1.В равной степени удобна для работы с различными рекламоносителями. 2. В основу системы положен модульный принцип ввода и обработки информации. 3. По архитектуре - многопользовательская, легко накладывается на инфраструктуру организации, сохраняя имеющее место разбиение на отделы, подразделения и т.п.
Agent Внебухгалтерский учет рекламных материалов 1. Программа учета рекламных материалов в рекламном агентстве предназначена для оперативного маркетинга собственного бизнеса. 2. Ведет параллельный учет рекламных площадей и позволяет оперативно решать все вопросы, связанные с управлением производством и размещением рекламы в СМИ. 3. требует установленного MS Access'97.
СиЗиФ Это инструмент организации работ в офисе рекламного агентства, специализирующегося в первую очередь на размещении рекламы в СМИ. 1. Чрезвычайно проста в эксплуатации, не требует специальной квалификации и рассчитана на постоянное использование персоналом рекламного агентства. 2. Не являясь программой бухгалтерского учета, является инструментом для организации первичного документооборота, контроля взаиморасчетов, и ведения внутрифирменного учета. 3. Может быть установлена на одном компьютере или работать в сети. В программу встроен гибкий механизм перехода от однопользовательского режима работы к сетевому.
Рассмотрим подробнее характеристики этих программных продуктов, представляющих собой системы управления базами данных (СУБД). Как видно из таблицы, эти системы автоматизации делопроизводства в рекламном бизнесе позволяют оперативно решать все вопросы, связанные с управлением производством и размещением рекламы в СМИ. Но если Media Service и СиЗиФ подходят практически для любого рекламного подразделения, начиная от рекламного отдела организации и заканчивая крупным рекламным агентством, то Agent - лишь для самостоятельной рекламной службы.

Функциональные блоки СУБД этих систем автоматизации включают в себя примерно одинаковые процессы. А именно: Ввод информации о рекламоносителях и расценках на их рекламные площади. Ввод информации о клиентах и партнерах (наглядная и полная форма ввода информации). Ввод информации о сотрудниках и их принадлежности к отделам (механизм распределения клиентов между сотрудниками). Ввод информации о заказах со стороны клиентов. Ввод информации о переводе денежных средств со стороны клиентов. Ввод информации о размещении заказов в СМИ. Ввод информации о переводе денежных средств в СМИ (двухвалютный учет) и редактирование.

Различные виды баланса, позволяющие увидеть реальное финансовое состояние фирмы.

Выставление всех видов предварительных документов: счет-заказ, счет (обычный, валютный, с любым наименованием и налогом), гарантийное письмо, отказное письмо и т.д.

Механизм генерации счетов-фактур, актов, книг покупок (продаж) и.т.д.

Система администрирования пользователей (разграничение доступа, пароли и т.д.) Касса (двухвалютный учет; автоматический перенос платежей из кассы в основные финансовые потоки). Сравнительную же характеристику функциональных возможностей этих трех программных продуктов представим в виде таблицы.

Таблица 2 Сравнительная характеристика функциональных возможностей систем автоматизации делопроизводства в рекламном бизнесе Media Service, Agent, СиЗиФ

Функциональные возможности Media Service Agent СиЗиФ
В блоке организации работы с клиентами:
Регистрация клиентов фирмы, заполнение учетных карточек клиента - информации, необходимой для контактов и выписки документов + + +
Ведение истории отношений с клиентом: регистрация заказов, платежей, скидок, звонков и др. + + +
Быстрый расчет и оформление коммерческого предложения в виде счета-заказа для посылки его по факсу + + +
Оформление заказа на рекламу и составление медиаплана + + +
Контроль платежей и текущего баланса взаиморасчетов с клиентом + + +
Контроль эффективности заказов клиентов + - -
В блоке подготовке первичных документов бухгалтерской отчетности:
Печать заказов, счетов, актов сдачи-приемки, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, счетов-фактур, квитанций и т.п. + + +
Настройка формата представления документов в части отображения НДС, налога с продаж, комиссии агентства + - +
В блоке организации работы с подрядчиками и исполнителями и учета затрат :
Автоматизированная подготовка исходящих заказов для сдачи материалов в СМИ по объему принятых входящих заказов клиентов + + +
Учет офисных расходов, расходов на аренду, рекламу, оргтехнику, зарплату, налоги + + +
В блоке контроля деятельности фирмы, анализа эффективности работы:
Анализ работы менеджеров по принятым заказам за день, за период: перечень заказов, клиентов, сумма заказов, прибыльность - - +
Анализ заказов по всей фирме в заданный период: объем заказов, прибыльность + + +
Построение отчетов, показывающих динамику увеличения или падения активности клиентов за период - - +
Построение отчетов для контроля сдачи материалов в СМИ + + +
Анализ объемов работ и прибыльности по направлениям, по каждому прайсу + частично +
Как видно из сравнительной таблицы, функциональные возможности систем автоматизации делопроизводства в рекламных службах приблизительно одинаковы. В основу всех трех систем положен модульный принцип ввода и обработки информации, который соответствует классической схеме функционирования рекламной компании.

Системы автоматизации в рекламных подразделениях обеспечивают поддержку основных бизнес-процессов в отделе рекламы: ведение переговоров с заказчиками, прием заявок на размещение рекламы, оформление договоров и счетов, контроль за размещением рекламы в СМИ. Таким образом, для автоматизации рекламных служб характерно выполнение специфических маркетинговых операций и созданное программное обеспечение — это специализированное рабочее место менеджера по рекламе, с помощью которого можно просчитывать различные сценарии рекламных кампаний, а также оценивать их эффективность.

Заключение Итак, в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу.

Современные организации используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных. Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли очень велики.

Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах и программном обеспечении, стимулирующих развитие технологии управления информацией. Мы попытались в данной работе осветить вопрос автоматизации рекламной службы. При этом рассмотрели понятие информатизации предприятия, суть деятельности рекламных отделов/агентств, рассмотрели вопрос выбора системы автоматизации для данных организационных структур. В результате можно сделать следующие выводы.

Разрабатываемая и внедряемая система автоматизации должна обеспечивать поддержку основных бизнес-процессов в отделе рекламы: ведение переговоров с заказчиками, прием заявок на размещение рекламы, оформление договоров и счетов, контроль за размещением рекламы в номере. Очень важной функцией системы должна была быть двухсторонняя связь между АИС и системой, используемой в бухгалтерии.

Основные ожидания от внедрения системы связаны с улучшением управляемости процессом, снижением трудозатрат сотрудников на оформление документов и, как следствие всего этого, улучшение экономических показателей деятельности отдела.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы рекламной службы, нельзя не отметить, что эффективная работа ее всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами. В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке документации, что дает для предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам.

Поэтому в настоящее время велика потребность в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу рекламного подразделения. Мы рассмотрели несколько известных АИС для рекламных подразделений, отметив функциональные особенности общие и различные. На этапе внедрения этих систем автоматизации проводились доработки пользовательского интерфейса и отладка системы. Как правило основные изменения, вносимые на данном этапе в программу касались прежде всего эргономических (потребительских свойств разрабатываемой системы, а также наиболее удобного интерфейса пользователя) свойств проекта. И хотя после внедрения систем проекты считались завершены, впереди, как обычно, был этап сопровождения со всеми его проблемами: исправлением еще не обнаруженных ошибок, неизбежными доработками, связанными с изменениями бизнес-процессов и т.д.

Список литературы 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Менеджмент в России и за рубежом, 2001. – № 4 – С. 37-54. 11. 12. 13. Реклама и продвижение товаров = Advertising Commynications & Promotion Management / Под ред . Волкова Л.А. - С-Пб: Питер, 2000. – 360с. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. Ахаян Р. и др.

Эффективная работа с СУБД. – СП-б: Питер, 1997. – 280с. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. [Информация о программных продуктах компании Ева] / http://www.eva.ru/ 40. 41. 42. // Экономист - 2001. - № 8. – С.11-21. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. [1] Н еобходимо дать здесь и определение маркетинга (от анг. 'рынок') – система управления производственно-сбытовой деятельностью предприятий и фирм, основанная на комплексном анализе рынка. Цель маркетинга – стимулирование сбыта и повышение экономической эффективности.

оценка стоимости гостиницы в Курске
оценить ущерб квартиры в Твери
экспертиза легковых автомобилей в Орле